Dalla libreria ai progetti: come lavorare con le skill in Rakenne

Quando apri Rakenne per la prima volta, è facile vedere due livelli distinti:

• I progetti, dove svolgi il lavoro quotidiano con clienti e documenti.
• Le skill, flussi riutilizzabili che insegnano all’agente a comportarsi come uno specialista nel tuo dominio.

Questo articolo spiega l’intero ciclo di vita di una skill dal punto di vista dell’utente finale:

1. Che cos’è la Libreria di skill e come trovare la skill giusta
2. Come installare una skill in un progetto e iniziare a usarla
3. Come funzionano aggiornamenti e versioni
4. Come fare fork di una skill quando ti serve una variante tutta tua
5. Come pubblicare e condividere skill tra progetti e clienti

Niente dettagli tecnici, niente codice — solo come usarlo come consulente, analista o responsabile compliance.

1. Che cos’è la Libreria di skill?

Una skill è un flusso guidato, scritto in linguaggio naturale, che indica all’agente:

• Quando deve essere usata (trigger tipici)
• Quali passi seguire e in quale ordine
• Quali documenti, template e strumenti utilizzare lungo il percorso

Esempi:

• «Inventario degli asset ISO 27001»
• «Clinical Study Report (CSR) – Sezioni principali»
• «Revisione dei claims di etichettatura – Mercato USA»

La Libreria di skill è il luogo dove vivono queste skill:

• Skill di sistema: skill predefinite che arrivano con Rakenne
• Skill del tenant: skill create e condivise all’interno della tua organizzazione
• Le tue skill: bozze e versioni pubblicate che hai creato o forkato

Puoi vederla come un app store per i flussi di lavoro. I progetti non ricevono automaticamente tutte le skill; sei tu a scegliere quali usare.

2. Trovare la skill giusta

Prima di iniziare un nuovo progetto, vale la pena dedicare qualche minuto all’esplorazione della libreria.

2.1 Modi comuni di esplorare

Nella maggior parte delle viste della libreria puoi:

• Cercare: digitare una parola chiave come «SOC 2», «clinico», «inventario asset» o «etichettatura».
• Usare filtri / tag per restringere:
  • Dominio (es. Sicurezza delle informazioni, Life Sciences, Food & Beverage)
  • Caso d’uso (es. «Risk Assessment», «Policy Drafting», «Readiness», «Data Extraction»)
• Ordinare per:
  • Più installate / popolari: ciò che gli altri team usano di più
  • Aggiornate di recente: skill mantenute attivamente

Buona regola pratica:

• Inizia largo: cerca per framework o normativa («ISO 27001», «ISO 14971», «SOC 2», «CVM FIDC»).
• Poi affina per tipo di documento («SoA», «Registro dei rischi», «Readiness», «Prospetto», «Rapporto clinico»).

2.2 Leggere una skill prima di usarla

Aprendo una skill puoi vedere:

• Cosa produce: documenti, dati strutturati, checklist, sintesi…
• Quando usarla: prompt o situazioni tipiche di partenza
• Input necessari: cosa devi avere pronto (PDF esistenti, set di policy, dati del cliente, ecc.)
• Output attesi: esempi di ciò che la sessione genererà

Trattalo come leggere l’etichetta di un prodotto prima di comprarlo: se gli output non corrispondono al deliverable di cui hai bisogno, continua la ricerca.

3. Installare una skill in un progetto

Le skill vivono in libreria, ma diventano utilizzabili solo quando le colleghi a un progetto specifico.

3.1 Perché l’installazione è importante

Quando installi una skill in un progetto, Rakenne:

• Rende disponibile il flusso di quella skill all’agente del progetto
• Porta con sé eventuali skill di supporto da cui dipende (ad esempio helper comuni per ISO 27001)
• Garantisce che i template e gli strumenti corretti siano disponibili in background

Questo mantiene i progetti puliti: ogni progetto vede solo le skill di cui ha davvero bisogno.

3.2 Flusso tipico di installazione

1. Apri il tuo progetto.
   Ad esempio: «Cliente A – ISMS ISO 27001», «Fondo Alpha – Documenti FIDC» oppure «ACME – Etichettatura prodotto».

2. Vai alla sezione Skill del progetto.
   Cerca «Skills», «Aggiungi skill» o «Libreria di skill» nella navigazione del progetto.

3. Esplora o cerca la libreria dall’interno del progetto.
   Vedrai le stesse skill della libreria globale, con indicatori:

   • Skill già installate
   • Skill compatibili con il template del tuo progetto

4. Installa la skill.

   • Clicca su Installa (o equivalente) sulla skill desiderata.
   • Se la skill richiede helper (altre skill da cui dipende), queste verranno installate insieme.
   • Di solito l’operazione richiede solo pochi secondi.

5. Verifica che sia disponibile nel progetto.
   Dopo l’installazione, la skill:

   • Compare nell’elenco delle skill installate del progetto
   • Diventa disponibile nella chat (vedi sezione successiva)

Da quel momento, chiunque abbia accesso al progetto può usare quella skill.

4. Usare una skill installata in una sessione

Una volta installata, non devi più pensare alla libreria — ti basta parlare con l’agente.

4.1 Come invocare una skill

I due pattern più comuni sono:

• Linguaggio naturale
  Avvia una sessione e descrivi ciò che ti serve:

  «Aiutami a condurre un workshop di inventario degli asset ISO 27001 per ACME.»
  «Devo estrarre tutti i dati chiave da questo prospetto FIDC in PDF.»

  Se nel progetto è installata una skill pertinente, l’agente spesso instrada automaticamente la richiesta verso quella skill.

• Selezione esplicita
  In alcune interfacce puoi selezionare una skill da un menu o usare una sintassi di trigger specifica.
  È utile quando:

  • Sai esattamente quale skill vuoi usare
  • Lavori in un progetto con molte skill simili

4.2 Come si presenta una sessione guidata da skill

Rispetto a una chat generica con una IA, una sessione guidata da skill è:

• Strutturata — l’agente ti guida attraverso passi chiari:
  • Raccolta di determinati input (documenti, fatti, parametri)
  • Esecuzione di estrazioni o analisi
  • Produzione di documenti, checklist o dati strutturati
• Ripetibile — se esegui la stessa skill per un altro cliente, il flusso è quasi identico.
• Tracciabile — di solito sai in quale passo ti trovi e cosa verrà dopo.

Non devi ricordare i dettagli tecnici. Devi solo:

• Scegliere la skill giusta
• Fornire gli input richiesti
• Rivedere e approvare gli output

5. Come funzionano versioni e aggiornamenti delle skill

Le skill evolvono nel tempo: checklist migliori, template più raffinati, interpretazioni più mature delle norme.

Rakenne gestisce tutto questo tramite le versioni.

5.1 Cosa significano le versioni per te

Dal punto di vista di chi usa:

• Ogni skill ha una versione corrente (es. «v1.0», «v1.1»…)
• Un progetto utilizza in genere una sola versione per skill in un dato momento
• Quando esce una nuova versione, la vedi come una opportunità di aggiornamento, non come un cambiamento a sorpresa

Comportamenti chiave:

• I progetti esistenti restano stabili.
  Se un progetto è sulla v1.0, rimane lì finché non decidi di cambiare.
• I progetti nuovi partono in genere dall’ultima versione.
  Quando installi una skill in un progetto nuovo, di solito ottieni la versione più recente.

5.2 Decidere quando aggiornare

Quando è disponibile una nuova versione, potresti vedere:

• Un avviso o un indicatore sulla skill nel progetto
• Release note che spiegano cosa è cambiato (nuove sezioni, copertura migliore, bugfix, guida migliorata)

Buone pratiche:

• Aggiorna presto quando:
  • Stai iniziando un nuovo incarico con un cliente
  • Le release note correggono errori, lacune o mapping importanti per te
• Rimanda o testa prima quando:
  • Sei nel mezzo di un deliverable regolato sensibile
  • I tuoi revisori interni hanno già approvato una versione specifica

Un flusso semplice per i lavori regolamentati:

1. Crea un progetto sandbox.
2. Installa la skill e portala all’ultima versione lì.
3. Esegui una sessione di prova con un cliente di esempio.
4. Solo dopo, aggiorna la skill nei progetti di produzione.

6. Fare fork di una skill: creare la tua variante

A volte una skill standard ti porta all’80 %, ma la tua organizzazione:

• Ha checklist o soglie di approvazione proprie
• Usa terminologia diversa (nomi interni dei controlli, ruoli, comitati)
• Ha bisogno di passi aggiuntivi per la governance interna

In questi casi conviene fare fork della skill invece di ripartire da zero.

6.1 Cosa significa “fare fork” in pratica

Dal punto di vista di chi usa:

• Crei un progetto speciale (spesso da un template Skill Workshop) che contiene:
  • Una copia della skill originale
  • Riferimenti ed esempi di supporto
• Adatti il flusso alla tua realtà:
  • Riscrivi domande e istruzioni con il tuo linguaggio
  • Aggiungi o rimuovi passi
  • Colleghi stili di documento, esempi e policy interne
• Alla fine ottieni una nuova skill che:
  • È chiaramente basata sull’originale
  • Appartiene alla tua organizzazione
  • Può essere installata nei progetti come qualsiasi altra

6.2 Quando configurare e quando fare fork

• Configura (non fare fork) quando:

  • La skill prevede già opzioni/input per le tue scelte (es. giurisdizione, settore)
  • Devi solo cambiare i dati (fatti del cliente), non il flusso

• Fai fork quando:

  • Il tuo processo di revisione è significativamente diverso dallo standard
  • Il testo standard rischia di confondere i tuoi team
  • Ti servono passi aggiuntivi che verranno riutilizzati su molti clienti

Il fork è il modo per trasformare Rakenne da «best practice generiche» nel tuo metodo di casa.

7. Pubblicare e condividere le tue skill

Quando hai una skill personalizzata che funziona bene, puoi pubblicarla affinché altri possano usarla.

Dal punto di vista dell’utente finale, pubblicare fa tre cose:

1. Congela una versione della skill su cui altri possono fare affidamento.
2. Aggiunge la skill alla libreria visibile per la tua organizzazione (o per una sua parte, a seconda della governance).
3. Rende la skill installabile nei progetti normali, come una qualsiasi skill di sistema.

Pattern tipici di condivisione:

• All’interno di un team
  Esempio: il team Sicurezza pubblica «ACME – ISO 27001 Gap Assessment» adattata al modo in cui ACME interpreta certi controlli.

• Tra linee di business diverse
  Esempio: uno squad di consulenza GRC pubblica «SOC 2 Readiness – Edizione Consulenza» così che qualsiasi consulente possa eseguire lo stesso flusso con i propri clienti.

• Per segmento di clientela
  Esempio: «Clinical Reports – Oncology Sponsors» vs «Clinical Reports – Device Sponsors».

Puoi continuare a iterare:

• Creare la v1.1 con miglioramenti puntuali
• Far partire i nuovi progetti dall’ultima versione
• Decidere caso per caso se aggiornare i progetti esistenti

8. Scenari multi‑cliente e multi‑tenant

Se sei consulente o fornitore di servizi gestiti, potresti:

• Servire più clienti nello stesso tenant Rakenne
• Volere che ogni cliente abbia propri progetti, ma condivida skill comuni

Il pattern classico è:

1. Creare / fare fork una volta delle tue skill «versione consulenza».
2. Pubblicarle nella libreria del tuo tenant.
3. Per ogni cliente:
   • Creare progetti specifici di quel cliente
   • Installare le stesse skill in quei progetti
4. Usare dati specifici del cliente (progetti e documenti) con gli stessi flussi di lavoro alla base.

Questo ti offre:

• Metodologia coerente tra clienti
• Isolamento dei dati a livello di progetto
• Un unico punto (la skill) dove aggiornare il tuo approccio quando cambiano norme o best practice

9. Mettere tutto insieme: un esempio concreto

Immagina di essere un consulente GRC che prepara più clienti alla certificazione ISO 27001.

Un flusso realistico potrebbe essere:

1. Trovare skill in libreria

   • Cercare «ISO 27001» e identificare:
     • «Inventario degli asset ISO 27001»
     • «SoA ISO 27001»
     • «Risk Assessment ISO 27001»
     • «ISMS ISO 27001 – Scope and Context»
     • «Management Review ISO 27001»

2. Installare le skill in un progetto cliente

   • Creare il progetto: «Cliente A – ISMS ISO 27001».
   • Installare queste skill ISO nel progetto.

3. Condurre sessioni con il cliente

   • Usare la skill Scope and Context per definire i confini dell’ISMS.
   • Usare Inventario degli asset per condurre workshop con gli stakeholder.
   • Usare Risk Assessment e SoA per generare output strutturati.

4. Affinare l’approccio

   • Notare che la tua società di consulenza ha una checklist aggiuntiva per il management review.
   • Fare fork della skill di Management Review, aggiungere la checklist e lo stile di presentazione, quindi pubblicarla come «GRC Consulting – Management Review».

5. Scalare ad altri clienti

   • Per «Cliente B – ISMS ISO 27001», installare la tua skill versione consulenza di Management Review invece di quella standard.
   • Tutti i progetti condividono ora lo stesso flusso migliorato.

Non hai toccato API o codice — hai solo lavorato con skill, progetti e l’interfaccia della libreria.

10. Prossimi passi

Se è la prima volta che lavori con le skill in Rakenne:

• Passo 1: Apri un progetto che usi già e guarda l’elenco delle skill installate.
• Passo 2: Visita la Libreria di skill e scegli una skill nuova da provare in quel progetto.
• Passo 3: Per un processo che ripeti tra diversi clienti, chiediti se merita una propria skill con fork.

Col tempo, la tua Libreria di skill diventa un catalogo vivo di come lavora davvero la tua organizzazione, non solo di come sono scritte le norme.
È lì che Rakenne dà il meglio di sé.