Trabalhando com as ferramentas XLSX no Rakenne

Ferramentas XLSX — superpoderes de Excel dentro do Rakenne

A skill XLSX Tools permite que você trabalhe com planilhas Excel diretamente a partir do seu projeto no Rakenne. Você conversa com o agente em linguagem natural; ele cria e edita arquivos .xlsx para você.

Com essa skill, você pode:

• Criar novas pastas de trabalho com várias abas, fórmulas e formatação profissional
• Ler e resumir planilhas existentes para não precisar clicar em cada aba manualmente
• Atualizar arquivos existentes (adicionar abas, alterar fórmulas, refazer o estilo de tabelas) e salvar novas versões
• Recalcular fórmulas e procurar erros antes de enviar um arquivo para o cliente
• Converter entre formatos como CSV, XLSX, PDF, ODS e HTML

Você não escreve código. Em vez disso, descreve a estrutura, a lógica e a formatação desejadas; o agente faz o trabalho de planilha.

Quando usar as ferramentas XLSX

Use a skill XLSX Tools quando precisar:

• Desenhar um modelo ou template: orçamentos, projeções, registros de risco, cronogramas de projeto, dashboards de KPI
• Revisar a planilha de um cliente e extrair as partes importantes para um relatório ou notas do workspace
• Limpar ou refatorar um arquivo legado: renomear abas, padronizar formatos, reorganizar a lógica
• Checar se as fórmulas são seguras: sem #REF!, #VALUE!, divisões por zero ou outras células de erro
• Mover dados entre ferramentas: cliente envia CSV e você precisa de um XLSX bem apresentado; ou você precisa de um PDF para entrega final

Se a tarefa for “mover dados entre células, aplicar lógica e exportar algo organizado”, as ferramentas XLSX quase sempre são a escolha certa.

Preparando o ambiente: arquivos, projetos e a skill

Antes de começar:

• Crie ou abra um projeto no Rakenne onde o trabalho com planilhas vai acontecer.
• Faça upload dos arquivos existentes (XLSX, CSV, ODS etc.) que você quer que o agente use nesse workspace.
• Instale e habilite a skill XLSX Tools pelo painel de Skills ou pela biblioteca de skills.

Depois que a skill estiver instalada, basta conversar com o agente pelo chat do projeto. Ele decide automaticamente como e quando usar as ferramentas XLSX.

Fluxos principais

1. Criar uma nova pasta de trabalho do zero

Objetivo: pedir ao agente para desenhar e montar uma pasta de trabalho completa para você.

Fluxo típico:

1. Descreva o propósito
   • Para que serve a pasta de trabalho (por exemplo, “projeção SaaS de 3 anos”, “registro de riscos de fornecedores”, “plano de projeto”)?
   • Quem vai usar e como?
2. Descreva a estrutura
   • Quais abas você quer (por exemplo, Assumptions, Calculations, Dashboard)
   • O que cada aba deve conter (colunas, seções, tabelas)
3. Descreva a lógica
   • Quais números são entradas e quais são calculados
   • Quais regras devem ser aplicadas (por exemplo, “ARR = MRR × 12”, “margem = (receita – custos) / receita”)
   • Quais checagens ou alertas são importantes (por exemplo, “destacar em vermelho linhas com score de risco > 15”)
4. Descreva formatação e usabilidade
   • Formatos de moeda e percentual
   • Linhas de cabeçalho congeladas, filtros e larguras de coluna
   • Cores para entradas, fórmulas e totais
5. Deixe o agente construir e refinar
   • O agente gera um arquivo .xlsx e informa onde o salvou.
   • Baixe e abra no Excel ou em outro editor de planilhas e confira se está de acordo.
   • Peça ajustes (“renomeie esta aba”, “adicione uma coluna de Notas”, “inclua um seletor de cenário”).

Prompt de exemplo

“Crie uma nova pasta de trabalho Excel para um modelo financeiro SaaS de 3 anos.

• Abas: Assumptions, P&L, Cash Flow, Summary.
• Coloque todas as entradas fixas em Assumptions (preços, crescimento, churn, custos).
• P&L e Cash Flow devem calcular resultados mensais para 36 meses.
• Summary deve mostrar KPIs principais (ARR, margem líquida, runway) com totais claros e tabelas prontas para gráfico.
  Congele as linhas de cabeçalho em todas as abas de dados e deixe células de entrada visualmente distintas das fórmulas.”

2. Construir em cima de uma planilha existente

Objetivo: pegar um arquivo legado ou de cliente e melhorá‑lo ou expandi‑lo.

Fluxo típico:

1. Envie a planilha XLSX existente para o workspace do projeto.
2. Explique ao agente o que manter e o que mudar:
   • Novas abas ou tabelas a adicionar
   • Colunas a incluir ou remover
   • Fórmulas a padronizar ou corrigir
   • Problemas de formatação e consistência a resolver
3. Peça para salvar em um novo arquivo
   • Prefira nomes como cliente-orcamento-atualizado.xlsx para preservar o original.
4. Baixe, revise e itere
   • Abra a nova versão, faça spot‑check de fórmulas e layout.
   • Peça ajustes adicionais conforme necessário.

Prompt de exemplo

“Enviei o arquivo cliente-orcamento.xlsx.

• Adicione uma aba chamada Resumo que agregue totais mensais por categoria a partir das abas existentes.
• Garanta que todos os campos de moeda usem o mesmo formato.
• Adicione uma seção final de ‘Checks’ no resumo que marque se em algum mês as despesas totais excedem a receita total.
  Salve o resultado como cliente-orcamento-atualizado.xlsx.”

3. Extrair dados de uma planilha para revisão ou reúso

Objetivo: enxergar o conteúdo sem precisar abrir e clicar em todas as abas manualmente.

Fluxo típico:

1. Aponte o agente para o arquivo que você já enviou.
2. Diga como quer receber os dados:
   • Tabelas legíveis diretamente no chat
   • Tabelas ou listas estruturadas, prontas para análise
   • Foco em abas ou intervalos específicos
3. Use os dados extraídos:
   • Cole tabelas em um relatório, memo ou notas do workspace
   • Faça perguntas de acompanhamento (“quais fornecedores são de alto risco?”, “em quais meses o caixa fica negativo?”)

Prompts de exemplo

“Resuma o conteúdo de registro-riscos.xlsx. Mostre cada aba como uma tabela e destaque linhas em que o score de risco seja maior que 15.”

“De pipeline-vendas.xlsx, extraia apenas a aba Opportunities como tabela aqui no chat. Depois me diga o valor total de pipeline por etapa.”

4. Recalcular fórmulas e procurar erros

Objetivo: garantir que uma pasta de trabalho com muitas fórmulas não esconda links quebrados ou divisões por zero.

Fluxo típico:

1. Envie a pasta de trabalho (ou use uma que já esteja no workspace).
2. Peça ao agente para recalcular e validar:
   • Recalcular todas as fórmulas
   • Buscar células com erro
   • Reportar onde os problemas aparecem (aba, célula, e breve explicação quando possível)
3. Corrija problemas de forma iterativa:
   • Peça para consertar referências quebradas, tratar divisões por zero ou adicionar lógica defensiva.
   • Rode a checagem novamente até não haver erros.

Prompt de exemplo

“Para modelo-saas-v3.xlsx, recalcule todas as fórmulas e liste quaisquer células que contenham erros como #REF!, #VALUE! ou divisão por zero. Depois sugira correções seguras para cada problema e crie uma versão limpa do arquivo com esses ajustes aplicada, salva como modelo-saas-v3-fixado.xlsx.”

5. Converter entre CSV, XLSX, PDF, ODS e HTML

Objetivo: mover planilhas entre ferramentas e formatos sem retrabalho.

Conversões comuns:

• CSV → XLSX: importação limpa, colunas tipadas, melhor formatação
• XLSX → CSV: para sistemas que aceitam apenas arquivos texto
• XLSX → PDF: para enviar versões somente leitura a clientes
• XLSX ↔ ODS: ir e voltar entre Excel e formatos abertos
• XLSX → HTML: para embutir tabelas em documentação ou intranets

Fluxo típico:

1. Envie o arquivo de origem (CSV, XLSX, ODS etc.).
2. Diga ao agente o que você quer:
   • Formato de destino
   • Quais abas ou intervalos incluir, se relevante
   • Qualquer expectativa extra (orientação da página para PDF, estilo básico etc.)
3. Baixe o arquivo convertido do workspace.

Prompts de exemplo

“Converta transacoes.csv em uma pasta de trabalho Excel bem formatada com uma única aba. Use tipos de coluna apropriados (datas, números) e congele a linha de cabeçalho. Salve como transacoes.xlsx.”

“Converta relatorio-board.xlsx em um PDF em modo paisagem, adequado para impressão, sem grade de células visível. Salve como relatorio-board.pdf.”

Limitações práticas e pontos de atenção

Para alinhar expectativas:

• Arquivos muito grandes
  • Pastas de trabalho enormes (centenas de milhares de linhas ou dezenas de abas complexas) podem ser lentas ou atingir limites.
  • Se suspeitar disso, peça para trabalhar em um subconjunto (por exemplo, “apenas os últimos 24 meses” ou “apenas a aba Summary”).
• Macros e VBA
  • Macros, VBA e add‑ins complexos não são executados. As ferramentas XLSX trabalham com dados, fórmulas e formatação, não com scripts personalizados.
  • Se a lógica da pasta depender de macros, descreva essa lógica em texto para que o agente a reimplemente com fórmulas normais.
• Recursos avançados de Excel
  • Alguns recursos avançados (certas conexões de dados, links externos, formatação condicional muito complexa) podem não dar round‑trip perfeito.
  • Para modelos importantes, mantenha a lógica central em fórmulas e tabelas simples.
• Layout e impressão
  • O agente pode definir áreas de impressão, orientação e layout básico, mas layouts de impressão muito refinados podem precisar de um ajuste manual rápido no Excel.
• Sobrescrever arquivos
  • Sempre peça para escrever em um novo nome de arquivo (por exemplo, com sufixos _atualizado, _final, _relatorio) em vez de substituir o original. Isso facilita comparar e reverter.

Padrões de prompt que você pode reutilizar

Você pode adaptar estes padrões ao seu contexto:

Criar um modelo

“Crie uma nova pasta de trabalho Excel para um plano de projeto de consultoria de 24 meses.

• Abas: Timeline, Budget, Resources, Summary.
• Inclua datas de início e fim, fases, marcos, tarifas diárias e utilização.
• A aba Summary deve mostrar honorários totais, margem e uma tabela pronta para gráfico com a receita mensal.
  Use formatação clara e congele as linhas de cabeçalho.”

Refatorar um arquivo bagunçado

“Pegue cliente-forecast-old.xlsx e:

• Padronize todos os campos de moeda para o mesmo formato.
• Mova todas as premissas para uma aba dedicada Inputs, ligada às demais abas.
• Adicione checks que indiquem se, em algum trimestre, as despesas totais superam a receita total.
  Salve a versão limpa como cliente-forecast-clean.xlsx.”

Extrair e analisar

“De registro-incidentes.xlsx, extraia os últimos 12 meses de lançamentos e mostre como tabela aqui. Em seguida agrupe por severidade e mês e faça uma análise curta de tendências.”

Validar antes de enviar ao cliente

“Para soc2-controls-tracker.xlsx, recalcule todas as fórmulas, liste quaisquer erros encontrados e sugira correções. Depois que os erros forem resolvidos, prepare uma versão final chamada soc2-controls-tracker-final.xlsx.”

Converter e polir

“Converta export.csv em uma pasta de trabalho Excel bem formatada, com filtros na linha de cabeçalho e larguras de coluna razoáveis. Salve como export-formatado.xlsx.”

Como tirar o máximo das ferramentas XLSX

Para obter os melhores resultados:

• Seja explícito sobre a estrutura: mencione nomes de abas, colunas e relações entre elas.
• Separe entradas de cálculos: peça uma aba Inputs ou Assumptions para que alterações fiquem seguras e localizadas.
• Defina convenções uma vez: por exemplo, “tratar toda moeda como BRL com duas casas decimais” ou “entradas em azul, fórmulas em preto”.
• Itere com o agente: trate as ferramentas XLSX como uma assistente de planilhas. É normal construir e refinar um modelo ao longo de vários prompts curtos.